Tipps gegen das Zuspätkommen und was tun, wenn es doch passiert

Zuspätkommen – online wie offline ist eine grobe Unhöflichkeit, besonders in Deutschland. Wird Zeit in anderen Ländern entspannter gesehen, so ist es in Deutschland wichtig, pünktlich zu einem Termin zu erscheinen. Unpünktlichkeit in einem Kennenlerngespräch wird höchst wahrscheinlich zu Punktabzug bis hin zur Absage führen. Das Zuspätkommen steht in der TOP 10 Liste zum Thema Unhöflichkeit ganz weit oben und so einen ersten Eindruck wollen Sie doch sicherlich nicht hinterlassen, oder?

Manchmal ist einem wirklich was dazwischengekommen, bei manchen ist es chronisch. In diesem Artikel gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie Unpünktlichkeit vermeiden und was Sie tun sollten, wenn Sie denn doch einmal zu spät kommen.

Unpünktlichkeit schadet Ihrem Ansehen. Häufiges Zuspätkommen wird mit Unzuverlässigkeit gleichgesetzt. Vorgesetzte und Kollegen sind genervt, Kunden werden erbost sein, wenn Sie mit deren Zeit respektlos umgehen. Denn genau dies ist das Gefühl, das Sie beim anderen auslösen, wenn Sie nicht pünktlich zum vereinbarten Termin erscheinen.

Doch auch bei Ihnen wird das Zuspätkommen etwas auslösen. Sie verlieren Ihre Souveränität, Sie werden wahrscheinlich in dem Moment des Zuspätkommens sogar gestresst sein und wirken. Keine gute Wirkung, die Sie auf Ihr Gegenüber haben.

Deswegen halten Sie es mit dem alten Spruch:

‚5 Minuten vor der Zeit‘

Seien Sie etwa 5-10 Minuten vor einem Termin da, je nachdem wo Sie verabredet sind. Im eigenen Unternehmen zu einem Meeting, sind 5 Minuten ausreichend. Sind Sie bei einem auswärtigen Termin in einem großen Unternehmen, so können Sie sogar bis zu 15 Minuten vor der Zeit vor Ort sein. Je nachdem wie aufwändig die Anmeldung und der Weg zu Ihrem Gesprächspartner ist, können Sie diese Zeit benötigen, um pünktlich an der Besprechung teilzunehmen.

Sie werden viel entspannter sein, sich auf das Gespräch einstellen können und souverän und sicher rüberkommen. Das ist schon fast die halbe Miete für jedes Gespräch.

Ihrem Gegenüber signalisieren Sie Ihre Wertschätzung. Sie zeigen, wie wichtig Ihnen dieses Gespräch ist.

Pünktlichkeit schadet nie – Unpünktlichkeit schadet der Karriere

Als erstes sollten Sie analysieren, warum Sie immer zu spät kommen:

·      Kommt Ihnen immer was dazwischen?

·      Überschätzen Sie Ihre Fähigkeiten?

·      Können Sie nicht Nein sagen?

·      Ist ihr Kalender zu eng getaktet?

Damit sind Sie schon einen großen Schritt weiter, denn darauf können Sie aufbauen.

Machen Sie sich einen Zettel mit den Dingen, die Sie an dem Tag unbedingt erledigen müssen. Priorisieren Sie diese. Ein Termin, egal ob digital, persönlich oder als Telefonkonferenz bekommt höchste Dringlichkeit. Planen Sie von diesem Termin an rückwärts:

1.     Wann wollen Sie da sein? Denken Sie an die 5-15 Minuten Regel

2.     Wie viel Zeit müssen Sie einplanen, um dorthin zu gelangen?

3.     Planen Sie den Zeitpuffer ein, den Sie üblicherweise zu spät kommen.

4.     Haben Sie noch Zeit vorher etwas zu erledigen?

5.     Was ist davon wirklich wichtig?

6.     Von diesem Plan weichen Sie nicht ab.

7.     Stellen Sie Ihren Wecker auf 15 Minuten bevor Sie losmüssen.

Sie benötigen viel mehr Zeit, als Sie geplant haben. Damit geht Ihr Zeitplan immer wieder den Bach runter? Umso wichtiger ist es hier einen Zeitplan aufzustellen. Zeitmanagement ist das Zauberwort. Es geht hier nicht drum, mehr zu erledigen, sondern seine Zeit sinnvoll einzuteilen, um die notwendigen Dinge ohne Stress effektiv abzuarbeiten.

1.  Erstellen Sie eine Liste von allen Aufgaben die Sie erledigen.
2. Schreiben Sie auf, wie lange Sie für die einzelnen Aufgaben benötigen. Seien Sie ehrlich, nicht schätzen, sondern lassen Sie die Uhr mitlaufen.
3. Überprüfen Sie, ob sich diese Zeiten reduzieren lassen, z. B. durch bessere Vorbereitung oder durch Zusammenfassen einzelner Aufgaben.
4. Streichen Sie alle Aufgaben, für die Sie nicht zuständig sind.
5. Gibt es Aufgaben die Sie delegieren können?
6. Erstellen Sie einen Wochenplan, in dem Sie wiederkehrende Aufgaben und Termine eintragen. Achten Sie auf eine realistische Zeitplanung.
7. Tragen Sie Zeiten ein, an denen Sie an langfristigen Projekten arbeiten.
8. Planen Sie für jeden Tag Zeit ein für kurzfristige Aufgaben.
9. Wichtige Termine werden besonders markiert.
10. Vor diesen Terminen werden keine Aufgaben eingetragen, die Sie zeitlich nicht einschätzen können.
11. Streichen Sie: ‚Das mache ich noch eben.‘

Na ja, die Antwort kennen Sie selber, oder? Lernen Sie Nein zu sagen. Das ist aber für viele nicht so einfach. Das Magazin Focus gab eine Umfrage in Auftrag. Das Ergebnis: 81% der Teilnehmer sagten ‚Ja‘, wenn Sie um etwas gebeten werden. Sie sind also in guter Gesellschaft. Doch bringt Sie das nicht weiter.

Auch hier starten Sie am besten mit einer Analyse. Warum können Sie nicht nein sagen?

Sie wollen:

• als hilfsbereit gelten oder keinen enttäuschen?
• Diskussionen vermeiden?
• dass es gut wird?

Der Kollege schafft es wieder nicht, oder die Kollegin hat noch einen dringenden Termin? Der Mitarbeiter weiß nicht, wie es funktioniert? Gründe, warum man um Hilfe gebeten wird gibt es zahlreich, doch warum sollten Sie Aufgaben anderer erledigen? Handelt es sich wirklich um eine notwendige Hilfestellung, weil zum Beispiel das Kind des Kollegen krank geworden ist und er deswegen früher nach Hause muss, die Präsentation aber morgen fertig sein muss? Oder nutzt man Ihre Hilfsbereitschaft, weil Sie eben nicht nein sagen können?

Identifizieren Sie das. Hilfsbereitschaft ist wichtig in einem guten Team. Das ständige Übertragen von Aufgaben ist fehlender Respekt und Wertschätzung. Schieben Sie dem einen Riegel vor. Sicherlich führt die Veränderung auch zu Diskussionen, wenn es die nicht sowieso schon gibt, aber da müssen Sie stark bleiben.

Vielleicht sind Sie aber der Spezialist oder haben die Erfahrung und können diese Aufgabe besonders gut erledigen, oder Ihnen ist daran gelegen, dass das Ergebnis gut wird. Dann erliegen Sie der Annahme, dass nur Sie die Aufgabe gut lösen können. Vielleicht reicht aber auch ein nicht ganz so perfektes Ergebnis? Vielleicht müssen Sie die Kollegen es einfach mal machen lassen, damit diese besser werden. Schieben Sie Ihren Anspruch in die zweite Reihe und klären für sich, ob nicht das von den Kollegen erreichte Ergebnis ausreichend ist.

Man kennt Sie als hilfsbereit und Sie springen auch gerne ein, wenn es beim Anderen eng wird? Prima, dann sind Sie die ideale Kollegin oder Kollege für unangenehme Aufgaben, auf den letzten Drücker oder weil ein anderer gerne pünktlich Feierabend machen möchte. Ok, nicht immer steckt böse Absicht dahinter, aber Menschen, die ihre eigenen Grenzen nicht setzen, laufen Gefahr, immer als erstes gefragt zu werden, ob sie eine Aufgabe übernehmen.

Oft bleiben dann die eigenen Aufgaben auf der Strecke oder es wird hektisch. Wenn Sie glauben, so würden Sie schneller den nächsten Karriereschritt gehen, dann haben Sie sich getäuscht. Zu einem führungsstarken Mitarbeiter, gehört es auch, Prioritäten zu setzen und das bedeutet, Nein sagen zu können. Hier ein paar Beispiele, wie Sie höflich, aber bestimmt Nein sagen:

• Ich würde die Aufgabe gerne übernehmen, aber dann werden die Unterlagen, auf die Frau/Herr … wartet, nicht pünktlich fertig werden.
• Ich würde die Aufgabe gerne übernehmen, aber vorher muss ich die Unterlagen für Frau/Herr … fertig stellen. Das dauert aber noch. Vielleicht schaffe ich es, morgen damit anzufangen.
• Das mache ich gerne. Ich habe aber noch einige Aufgaben, die ich für Frau/Herr … erledigen soll. Klärst Du ab, was Priorität hat?
• Ich kann das gerne machen, aber ich kenne mich damit nicht so gut aus. Hast Du schon Katja gefragt? Sie ist doch darauf spezialisiert. Vielleicht hat sie Zeit?
•  Ich würde Dir sehr gerne helfen, aber leider schaffe ich das nicht. Beim nächsten Mal wieder gerne.

Sie werden sehen, trotz Absage wird Ihnen niemand das ‚Nein‘ übelnehmen können. Sie haben Ihrem Gegenüber zu verstehen gegeben, dass Sie hilfsbereit sind, aber eben nur, wenn es bei Ihnen passt. Vielleicht wird es am Anfang die eine oder andere Diskussion geben, aber schon nach kurzer Zeit stehen Sie nicht mehr als erster auf der Liste den man fragt. Sie gewinnen Ihre Zeit wieder zurück.

Hier gilt das gleiche, wie schon oben beschrieben. Sie müssen Ihre Aufgaben in Zeit erkennen. Das bedeutet, überprüfen Sie mit Hilfe einer Uhr, wie lange Sie für einzelne Aufgaben benötigen. Das ist dann die Zeit die Sie im Kalender blocken. Ist das jour-fix immer mit 15 Minuten im Kalender angesetzt, im Alltag kommen Sie nie vor 45 Minuten aus dem Gespräch, dann ändern Sie das.

Zwischen jeden Termin, der mit einem Raumwechsel oder Gesprächspartnerwechsel ansteht, müssen Sie genau diese kleinen Pausen beachten. Der Weg zum Meetingraum, das Verabschieden eines Gesprächspartners das Wegräumen des Geschirrs, oder kurz zur Toilette, all das ist planbar. Entweder lassen Sie ein Gespräch 5-10 Minuten früher enden, oder ein Termin beginnt nicht zur vollen Stunde, sondern 15 Minuten später.

Überprüfen Sie, um wie viel Minuten/Stunden Sie Ihre Termine überschreiten. Ist für ein Gespräch eine Stunde vorgesehen, aber es dauert immer 90 Minuten bis Sie zum Ende kommen? Da steckt viel Potential drin. Häufig ist nach der Hälfte, spätestens dreiviertel der Zeit alles Wesentliche gesagt worden. Je mehr man sich dem Ende nähert, desto mehr wird „geschwafelt“, wiederholt oder auch geplaudert. Machen Sie dem ein Ende.

Haben Sie das Gefühl, alles Wesentliche ist besprochen worden? Dann sprechen Sie es an:

„Ich habe gleich einen Anschlusstermin. Haben wir alles Wesentliche besprochen? Ich müsste in 10 Minuten los, damit ich pünktlich bin.“

Wenn bis zu diesem Zeitpunkt noch etwas ungesagt geblieben ist, wird man das sicherlich sofort nachholen. Achten Sie aber darauf, wirklich nach den angekündigten 10 Minuten aufzustehen und zu gehen. Im schlimmsten Fall muss man sich wegen des Themas ein weiteres Mal treffen, aber die Lernkurve wird die Teilnehmer dazu bringen, beim nächsten Meeting die wichtigen Punkte zügig anzusprechen.

Bei Seminaren im realen Leben gilt es genau wie beim Onlineseminar, nur nicht stören.

Wenn Sie sich verspäten, benötigt das nicht eine Begrüßung oder eine Erklärung, sondern man betritt den Seminarraum mit einem freundlichen Nicken in die Runde, schaut wo Platz ist, begibt sich umgehend dort hin und versucht sich so geräuschlos wie möglich einzurichten. Möchten Sie dem Leiter des Seminars ihr Bedauern wegen des Zuspätkommens mitteilen, so nutzen Sie die Pause oder das Ende der Veranstaltung. Stören Sie nicht länger, als unbedingt nötig.

Im Onlineseminar verhalten Sie sich bitte auch ruhig. Betreten Sie den Raum und folgen einfach dem Thema. Haben Sie etwas Wichtiges verpasst? Die beste Möglichkeit ist es, bis zum Ende zu warten und in der Fragerunde um Erläuterung zu bitten. Geht das nicht, stellen Sie Ihre Frage kurz und knapp im Chatverlauf.

Informieren Sie Ihren Gesprächspartner so schnell es geht über eine mögliche Verspätung. Rufen Sie an und geben Bescheid. Teilen Sie dabei auch mit, wann Sie wahrscheinlich ankommen. Seien Sie dabei realistisch. „Ich komme ein paar Minuten später“, heißt wirklich ein paar Minuten, also bis max. 10 Minuten. Machen Sie lieber klare Angaben. Sagt Ihr Navi: Sie erreichen Ihr Ziel um 10:12 Uhr, dann planen Sie die Parkplatzsuche, Parkhaus, Weg zum Termin, Anmeldung, etc. mit ein. Dann ist Ihre Ankunftszeit wahrscheinlich eher 10:30 Uhr.

Sie stehen im Stau, die Bahn muss auf Anschluss warten, alles verzögert sich? Dann teilen Sie genau das mit und dass Sie nicht wissen, wann Sie ankommen werden.

Fragen Sie Ihren Gesprächspartner, ob der Termin dann noch stattfinden kann.

Natürlich ist es für Sie ärgerlich, wenn der Termin abgesagt wird, aber Ihre Verabredung hat sicherlich nicht nur Sie auf der Agenda für den Tag und Sie können nun mal nicht über die Zeit des Anderen verfügen.

Sie müssen um Erlaubnis bitten, um einen Termin zu verschieben.

Wenn Sie bis heute geglaubt haben, sich zu verspäten ist ein ‚Kavaliersdelikt‘, so hoffe ich, dass Ihnen dieser Artikel gezeigt hat, er kann der Knick in Ihrer Karriere sein.

Wohl dem, dem die Pünktlichkeit in den Knochen steckt, allen anderen empfehle ich, sich in dieser Disziplin zu üben.